Nos encontramos en época de Asamblea General Ordinaria de Propietarios de edificios o conjuntos sometidos a propiedad horizontal, la cual requiere para su efectividad de la participación activa de las personas que la integran. Para lograrlo, lo primero será hacer una adecuada convocatoria que garantice que la información sea recibida por todos los copropietarios.
Considerando que la asamblea debe reunirse ordinariamente por lo menos una vez al año, acorde con lo dispuesto en la Ley y el reglamento de la Copropiedad, conviene recordar cómo debe efectuarse la convocatoria:
Nos encontramos en época de Asamblea General Ordinaria de Propietarios de edificios o conjuntos sometidos a propiedad horizontal, la cual requiere para su efectividad de la participación activa de las personas que la integran. Para lograrlo, lo primero será hacer una adecuada convocatoria que garantice que la información sea recibida por todos los copropietarios.
Considerando que la asamblea debe reunirse ordinariamente por lo menos una vez al año, acorde con lo dispuesto en la Ley y el reglamento de la Copropiedad, conviene recordar cómo debe efectuarse la convocatoria:
¿Quién debe convocar?
Dentro de las funciones básicas del administrador está la de convocar a la asamblea a las reuniones ordinarias, como mínimo una vez al año.
¿Con qué Antelación?
Una antelación no inferior a quince (15) días calendario de la fecha de la respectiva reunión. Dentro de este término no debe contabilizarse el día en que se envía la convocatoria ni el día establecido para la reunión.
¿Cómo enviar la Convocatoria?
La convocatoria debe hacerse mediante comunicación “individual” enviada a cada uno de los propietarios de los bienes de dominio particular del edificio o conjunto, a la última dirección registrada por los mismos. Debe tenerse en cuenta que no todos los propietarios residen en el edificio o conjunto, por lo que es preciso verificar la dirección que han aportado para este efecto.
La convocatoria debe contener una relación de los propietarios que adeuden contribuciones a las expensas comunes.
¿Se puede hacer la Convocatoria por correo electrónico o cartelera?
La convocatoria solo podrá efectuarse por correo electrónico cuando éste sea el medio autorizado por el propietario, en lugar de su dirección física y además es necesario que el reglamento de propiedad horizontal no contemple prohibición en este sentido.
Igualmente, debe tenerse en cuenta que NO será válida la convocatoria que se realice a través de la cartera de la Copropiedad, pues como ya se mencionó la convocatoria debe efectuarse mediante comunicación individual a cada uno de los copropietarios.
¿Dónde debe desarrollarse la reunión?
En el domicilio de la copropiedad, que corresponde al municipio o distrito donde se localiza el edificio o conjunto sometido a propiedad horizontal, sin perjuicio de lo establecido sobre el particular en el Reglamento de Propiedad Horizontal correspondiente.
¿En qué fecha se debe celebrar la asamblea ordinaria?
La ley no obliga realizar la asamblea ordinaria en una fecha determinada, lo que establece es que se hará por lo menos una vez al año y en la fecha que indique el Reglamento de Propiedad Horizontal.
Ahora bien, en caso que el reglamento nada disponga sobre el particular, de manera supletoria señala la Ley 675 de 2001 artículo 39, se reunirá dentro de los tres (3) meses siguientes al vencimiento de cada período presupuestal.
El periodo presupuestal por lo general está comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de cada año. No obstante, algunas copropiedades aun manejan periodos presupuestales diferentes (abril – marzo), por esta razón la norma se refiere a los tres meses siguientes al vencimiento del correspondiente periodo presupuestal.
Entonces, si el reglamento de propiedad horizontal no dice nada sobre el particular y el periodo presupuestal de la copropiedad es el comprendido entre el 1° de enero y el 31 de diciembre, la asamblea ordinaria deberá reunirse dentro de los tres (3) meses siguientes, esto es entre el 1° de enero y el 31 de marzo del año siguiente.
¿Cuáles son los temas a tratar en la Asamblea Ordinaria?
Examinar la situación general de la persona jurídica,
Efectuar los nombramientos cuya elección le corresponda:
Miembros del comité de convivencia,cuando tal función no hubiere sido delegada en el Consejo de Administración.
Elegir y remover los miembros del consejo de administración
Elegir y remover, cuando exista, al revisor fiscal y su suplente.
En las copropiedades que no exista consejo de administración, designar al administrador y su suplente.
Aprobar o improbar los estados financieros del ejercicio anterior.
Aprobar el presupuesto anual del edificio o conjunto
Aprobar las cuotas para atender las expensas ordinarias.
Incrementar el fondo de imprevistos, si a ello hubiere lugar.
¿Qué pasa si la asamblea no es convocada?
Si no fue convocada la asamblea se reunirá en forma ordinaria, por derecho propio, el primer día hábil del cuarto mes siguiente al vencimiento de cada período presupuestal, en el lugar y hora que se indique en el reglamento, o en su defecto, en las instalaciones del edificio a las 8:00 p.m. En caso que el periodo presupuestal sea entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de cada año, la reunión por derecho propio será el primer día hábil del mes de abril.
Dentro de las funciones básicas del administrador está la de convocar a la asamblea a las reuniones ordinarias, como mínimo una vez al año.
¿Con qué Antelación?
Una antelación no inferior a quince (15) días calendario de la fecha de la respectiva reunión. Dentro de este término no debe contabilizarse el día en que se envía la convocatoria ni el día establecido para la reunión.
¿Cómo enviar la Convocatoria?
La convocatoria debe hacerse mediante comunicación “individual” enviada a cada uno de los propietarios de los bienes de dominio particular del edificio o conjunto, a la última dirección registrada por los mismos. Debe tenerse en cuenta que no todos los propietarios residen en el edificio o conjunto, por lo que es preciso verificar la dirección que han aportado para este efecto.
La convocatoria debe contener una relación de los propietarios que adeuden contribuciones a las expensas comunes.
¿Se puede hacer la Convocatoria por correo electrónico o cartelera?
La convocatoria solo podrá efectuarse por correo electrónico cuando éste sea el medio autorizado por el propietario, en lugar de su dirección física y además es necesario que el reglamento de propiedad horizontal no contemple prohibición en este sentido.
Igualmente, debe tenerse en cuenta que NO será válida la convocatoria que se realice a través de la cartera de la Copropiedad, pues como ya se mencionó la convocatoria debe efectuarse mediante comunicación individual a cada uno de los copropietarios.
¿Dónde debe desarrollarse la reunión?
En el domicilio de la copropiedad, que corresponde al municipio o distrito donde se localiza el edificio o conjunto sometido a propiedad horizontal, sin perjuicio de lo establecido sobre el particular en el Reglamento de Propiedad Horizontal correspondiente.
¿En qué fecha se debe celebrar la asamblea ordinaria?
La ley no obliga realizar la asamblea ordinaria en una fecha determinada, lo que establece es que se hará por lo menos una vez al año y en la fecha que indique el Reglamento de Propiedad Horizontal.
Ahora bien, en caso que el reglamento nada disponga sobre el particular, de manera supletoria señala la Ley 675 de 2001 artículo 39, se reunirá dentro de los tres (3) meses siguientes al vencimiento de cada período presupuestal.
El periodo presupuestal por lo general está comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de cada año. No obstante, algunas copropiedades aun manejan periodos presupuestales diferentes (abril – marzo), por esta razón la norma se refiere a los tres meses siguientes al vencimiento del correspondiente periodo presupuestal.
Entonces, si el reglamento de propiedad horizontal no dice nada sobre el particular y el periodo presupuestal de la copropiedad es el comprendido entre el 1° de enero y el 31 de diciembre, la asamblea ordinaria deberá reunirse dentro de los tres (3) meses siguientes, esto es entre el 1° de enero y el 31 de marzo del año siguiente.
¿Cuáles son los temas a tratar en la Asamblea Ordinaria?
Examinar la situación general de la persona jurídica,
Efectuar los nombramientos cuya elección le corresponda:
Miembros del comité de convivencia,cuando tal función no hubiere sido delegada en el Consejo de Administración.
Elegir y remover los miembros del consejo de administración
Elegir y remover, cuando exista, al revisor fiscal y su suplente.
En las copropiedades que no exista consejo de administración, designar al administrador y su suplente.
Aprobar o improbar los estados financieros del ejercicio anterior.
Aprobar el presupuesto anual del edificio o conjunto
Aprobar las cuotas para atender las expensas ordinarias.
Incrementar el fondo de imprevistos, si a ello hubiere lugar.
¿Qué pasa si la asamblea no es convocada?
Si no fue convocada la asamblea se reunirá en forma ordinaria, por derecho propio, el primer día hábil del cuarto mes siguiente al vencimiento de cada período presupuestal, en el lugar y hora que se indique en el reglamento, o en su defecto, en las instalaciones del edificio a las 8:00 p.m. En caso que el periodo presupuestal sea entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de cada año, la reunión por derecho propio será el primer día hábil del mes de abril.